අද අපි කතා කරන්නේ දත්ත සමුදා හෙවත් Database ගැනයි. මේ ලෝකයේ සෑම තැනකම දත්ත සමුදා තිබෙනවා. අපේ දුරකථන අංක පොතේ ඉඳන්, ඔන්ලයින් සාප්පු සවාරි කරන වෙබ් අඩවි දක්වා මේවා භාවිත වෙනවා. සරලව කිව්වොත්, යම් අවශ්‍යතාවක් හෝ කරුණක් සඳහා සංවිධානය කරපු දත්ත එකතුවකට තමයි දත්ත සමුදායක් කියන්නේ. 📊




















උදාහරණ ලෙස: දුරකථන නාමාවලියක්, බිල්පත් විස්තර හෝ සැපයුම්කරුවන්ගේ සහ පාරිභෝගිකයන්ගේ ලැයිස්තු දැක්විය හැකියි.



දත්ත සමුදා කළමනාකරණ පද්ධති (DBMS) යනු කුමක්ද?

දත්ත සමුදායක් නිර්මාණය කිරීමට, පවත්වාගෙන යාමට සහ කළමනාකරණය කිරීමට අවශ්‍ය පහසුකම් සපයන මෘදුකාංග පද්ධතියකට තමයි දත්ත සමුදා කළමනාකරණ පද්ධතියක් (DBMS) කියන්නේ. මේවාට උදාහරණ කිහිපයක් තමයි Microsoft Access, Oracle, SQL Server, සහ FileMaker Pro වැනි මෘදුකාංග.

මෙම පද්ධති මගින් දත්ත ඇතුළත් කිරීමට, වෙනස් කිරීමට, මකා දැමීමට, අවශ්‍ය දත්ත පමණක් වෙන් කර ගැනීමට සහ දත්ත පිළිබඳ වාර්තා ලබා ගැනීමට පහසුකම් සලසා දෙනවා.

Microsoft Access: දත්ත සමුදා මෙවලමක්

අපි විශේෂයෙන්ම අවධානය යොමු කරන්නේ Microsoft Access ගැනයි. මෙය සම්බන්ධතා දත්ත සමුදා කළමනාකරණ පද්ධතියක් (Relational Database Management System) ලෙස හඳුන්වනවා. එයින් අදහස් කරන්නේ එකිනෙකට සම්බන්ධ කළ හැකි දත්ත එකම ස්ථානයක ගබඩා කිරීමේ හැකියාවයි.

Access හි දත්ත ප්‍රධාන වශයෙන් ජාල (Tables), වාර්තා (Records) සහ ක්ෂේත්‍ර (Fields) ලෙස සංවිධානය කරනවා.

Microsoft Access භාවිතය ආරම්භ කරමු: Start -> All Programs -> MS Office -> MS Access

Access හි ප්‍රධාන කොටස් (Objects)

Access හි ප්‍රධාන කොටස් 6ක් තිබෙනවා:

  1. ජාල (Tables): Access හි සියලුම දත්ත ගබඩා කරන්නේ ජාල තුළයි.

  2. ප්‍රශ්න (Queries): ජාල තුළ ඇති දත්ත පෙන්වීමට, වෙනස් කිරීමට හෝ විශ්ලේෂණය කිරීමට මේවා භාවිත කරනවා.

  3. ආකෘති (Forms): දත්ත ඇතුළත් කිරීම සහ ප්‍රදර්ශනය කිරීම සඳහා භාවිත කරනවා.

  4. වාර්තා (Reports): දත්ත ප්‍රදර්ශනය කිරීම සඳහා භාවිත කරන අතර, සාමාන්‍යයෙන් මුද්‍රණය කිරීමට සුදුසු පරිදි සකස් කර තිබෙනවා.

  5. මැක්‍රෝ (Macros): යම් කාර්යයක් ස්වයංක්‍රීයව සිදු කිරීමට යොදා ගන්නවා.

  6. මොඩියුල (Modules): සංකීර්ණ කාර්යයන් සඳහා කේත ලිවීමට භාවිත කරනවා.

Table එකක් නිර්මාණය කිරීම

ජාලයක් නිර්මාණය කිරීමට ක්‍රම තුනක් තියෙනවා: Design View, Wizard සහ Data Entry මගින්. අපි Design View ක්‍රමය ගැන විස්තරාත්මකව බලමු.

Design View භාවිතය

Design View මගින් ජාලයක් කොටස් 3කට බෙදෙනවා:

  1. Field Name (ක්ෂේත්‍රයේ නම): ඔබ ඇතුළත් කරන දත්ත වර්ගය හඳුනා ගැනීමට යොදා ගන්නා නම.

  2. Data Type (දත්ත වර්ගය): එම ක්ෂේත්‍රයට ඇතුළත් කළ හැකි දත්ත වර්ගය.

  3. Description (විස්තරය): අදාළ ක්ෂේත්‍රය පිළිබඳ කෙටි විස්තරයක්.

ක්ෂේත්‍ර නම යෙදීමේදී අනුගමනය කළ යුතු නීති:

  • නම අකුරු 64කට වඩා වැඩි විය යුතු නැහැ.

  • අකුරු, ඉලක්කම්, අවකාශ (Space), සහ යටිරේඛා (_) යොදා ගත හැකියි.

  • නමේ මුලට අවකාශ යෙදීමෙන් වළකින්න.

  • සංකේත (!, ‘, ආදිය) භාවිතයෙන් වළකින්න.

දත්ත වර්ග (Data Types)

ක්ෂේත්‍රයකට ඇතුළත් කළ හැකි දත්ත වර්ගය මෙයින් අදහස් කරනවා. ප්‍රධාන දත්ත වර්ග සහ ඒවායේ ලක්ෂණ මෙසේයි:

දත්ත වර්ගය (Data Type)දත්ත වර්ගය (Kind of Data)උපරිම ප්‍රමාණය (Field Size)
Short Textඅකුරු හෝ ඉලක්කම් (ගණනය නොකරන)අකුරු 255 දක්වා
Long Textදිගු අකුරු හෝ ඉලක්කම්අකුරු 65,535 දක්වා
Numberගණනය කිරීම් සඳහා ඉලක්කම් පමණක්Bytes 1, 2, 4, 8
Currencyමුදල් අගයන්Bytes 8
Date/Timeදිනය සහ වේලාවBytes 8
AutoNumberස්වයංක්‍රීයව අංකනය වන අනුක්‍රමික අංකBytes 4
Yes/Noඔව්/නැත, True/False වැනි අගයන්Bit 1

ක්ෂේත්‍රවල ගුණාංග (Field Properties)

සෑම දත්ත වර්ගයකටම අදාළව, දත්ත ඇතුළත් කිරීම පාලනය කිරීමට විවිධ ගුණාංග තිබෙනවා.

  • Field Size (ක්ෂේත්‍ර ප්‍රමාණය): ක්ෂේත්‍රයකට ඇතුළත් කළ හැකි උපරිම ප්‍රමාණය තීරණය කරනවා. (උදා: Short Text සඳහා 0-255).

  • Format (ආකෘතිය): දත්ත ප්‍රදර්ශනය වන ආකාරය වෙනස් කිරීමට මෙය භාවිත කරනවා. (උදා: දුරකථන අංකයක් (000) 000-0000 ලෙස පෙන්වීම).

  • Input Mask (ආදාන ආවරණය): දත්ත ඇතුළත් කිරීම පහසු කරන අතර, නිශ්චිත රටාවකට පමණක් දත්ත ඇතුළත් කිරීම පාලනය කරනවා. (උදා: ශ්‍රී ලාංකික දුරකථන අංකයකට 07XXXXXXXX ලෙස).

  • Validation Rule (තහවුරු කිරීමේ නීතිය): යම් කොන්දේසියකට අනුව පමණක් දත්ත ඇතුළත් කිරීමට ඉඩ දෙනවා. (උදා: ලකුණු 100ට වඩා වැඩි අගයක් ඇතුළත් නොකිරීම).

  • Required (අත්‍යවශ්‍ය): මෙම ගුණාංගය Yes නම්, එම ක්ෂේත්‍රයට දත්ත ඇතුළත් කිරීම අනිවාර්ය වනවා.

  • Indexed (දර්ශකය): දත්ත සෙවීම සහ වර්ග කිරීම වේගවත් කරනවා. මෙහිදී Duplicates OK (එකම අගය නැවත ඇතුළත් කළ හැකි) සහ No Duplicates (එකම අගය නැවත ඇතුළත් කළ නොහැකි) ලෙස වර්ග දෙකක් තිබෙනවා.

Keys: දත්ත සමුදාවේ හඳුනාගැනීමේ යතුරු

දත්ත සමුදාවේදී, යතුරු (Keys) කියන්නේ ජාලයක වාර්තාවක් අනන්‍යව හඳුනා ගැනීමට භාවිත කරන ක්ෂේත්‍රවලටයි.

  • Primary Key (ප්‍රාථමික යතුර): ජාලයක ඇති එක් එක් වාර්තාව අනන්‍ය ලෙස හඳුනා ගන්නා ක්ෂේත්‍රය. මෙය හිස් විය නොහැක.

  • Candidate Key (අපේක්ෂක යතුර): ප්‍රාථමික යතුරක් ලෙස යෙදීමට සුදුසු ක්ෂේත්‍ර.

  • Foreign Key (විදේශීය යතුර): එකිනෙකට සම්බන්ධ වූ ජාල දෙකක, එක් ජාලයක ප්‍රාථමික යතුර, අනෙක් ජාලයේ විදේශීය යතුර බවට පත් වෙනවා.

Relationships: දත්ත සම්බන්ධ කිරීම

විවිධ ජාල අතර සම්බන්ධතා ඇති කිරීම මෙයින් අදහස් කරනවා. ප්‍රධාන සම්බන්ධතා වර්ග 3ක් තියෙනවා:

  1. One to One (එක-එකට): එක් ජාලයක එක් වාර්තාවකට, අනෙක් ජාලයේ එක් වාර්තාවක් පමණක් ගැලපෙනවා. (උදා: සේවකයන්ගේ ජාලයකට සහ සේවකයන්ගෙන් ක්‍රිකට් ක්‍රීඩා කරන අයගේ ජාලයකට එක් වාර්තාවක් පමණක් ගැලපීම).

  2. One to Many (එක-බොහොමයකට): එක් ජාලයක එක් වාර්තාවකට, අනෙක් ජාලයේ වාර්තා කිහිපයක් ගැලපෙනවා. (උදා: එක් ප්‍රකාශකයෙක් පොත් කිහිපයක් නිකුත් කළත්, සෑම පොතකටම ඇත්තේ එක් ප්‍රකාශකයෙක් පමණයි).

  3. Many to Many (බොහෝ-බොහොමයකට): එක් ජාලයක එක් වාර්තාවකට, අනෙක් ජාලයේ වාර්තා කිහිපයක් ගැලපෙනවා වගේම, අනෙක් ජාලයේ එක් වාර්තාවකට පළමු ජාලයේ වාර්තා කිහිපයක් ගැලපෙනවා. (උදා: සිසුන් සහ පාඨමාලා).

දත්ත සමුදාය ගැන තවදුරටත් ඉගෙන ගන්න, Access වැනි මෙවලමක් භාවිත කරලා ඔබටම උත්සාහ කරන්න පුළුවන්! ඔබට මේ පිළිබඳව වෙනත් ප්‍රශ්න තිබෙනවා නම්, අහන්න.